使えない上司を上手に使う手法

１：使えない上司に困っていた

私はある会社で管理者育成の指導を行っていました。指導の一環で課長に個人面接を行ったところ「実は上司のことで困っているのです」と言い出しました。「問問題発生時に報告しても、今忙しいから後にしてくれと意思決定を引き延ばされたりするのです。私が抱えている仕事の量を考慮せずに次々と仕事を指示したり、数日掛けて作った資料も指示した内容と違うと言われて、全部やり直しになったのです」課長は上司に付いて悩んでいたため「確かに君の話も分かるが、使えないと思うような上司を使いこなせるような仕事の進め方をすべきだ」と具体的な上司を使う手法に付いて指導を行ったのです。

２：使えない上司を上手に使う手法

「私の上司は本当に使えない」などと文句を言う管理者もいますが、文句ばかり言っても状況は変わりません。自分の意思で上司を変える事はできないのですから、自分の仕事の方法を変えて、それに対応して行くことが必要なのです。使えない上司を上手に使うためには、次の３項目を心掛けるようにします。

１）「はい」と答えさせる報告を行う

使えない上司の特徴として意思決定が遅いことがあります。例えば問題が起きて自分の判断では決められない時に「このような問題が起きていますが、どうすれば良いですか」と上司に意思決定を委ねることがあります。上司は対策を考えるのが面倒で責任を取るのも嫌なので「検討してみるからしばらく時間をくれ」「判断が難しいから、明日ミーティングを行おう」などと引き延ばして、意思決定までに時間が掛かってしまうケースがあります。このような上司を上手に使うためには、上司に「はい」と答えさせる報告を行うようにします。

具体的には問題発生時にはまず自分で複数の対策を立案して、それぞれのメリットとデメリットを整理します。そして上司の報告時にはこれらを説明した後、「私はこのような理由でこの対策が最も良いと思いますが、実施してもよろしいでしょうか」と聞くようにすれば、上司も「それで進めて下さい」と意思決定を簡単に行えるようになります。上司に意思決定を委ねる際は「はい」と言わせるように、事前に対策を十分に準備しておくようにします。

２）仕上がりと期日を決める

上司の中には部下がどのぐらいの仕事を抱えているか分からずに、次々に仕事を指示する人がいます。また部下も上司に遠慮して仕事を受けてしまい、結局期日に遅れたり仕上がりが悪かったりしてしまうケースもあります。このような問題を防ぐためには、上司から仕事を与えられた際には必ず仕上がりと期日を明確にしておくことが必要です。

例えば「この製品の不良率をまとめて対策を合わせて報告してくれ」などと仕事を指示された場合は「過去３カ月程度の不良率と暫定的な対策であれば今日の午後４時に報告できます。しかし１年分の不良率と恒久対策まで必要であれば、明日の夕方になると思います。もっと早く必要であれば今抱えているこの仕事を後回しにして良いでしょうか。後回しにできれば明日の午前中には報告できます」などと、自分の仕事の現状を踏まえて、仕事の仕上がりと期日を上司と相談して決めておきます。このように上司が指示を出した際に仕事の仕上がりと期日を決めることで、お互いの仕事がスムーズに行えるようになるのです。

３）進捗確認のルールを明確にする

仕事を完了して上司に提出したところ「ここは私が指示した内容と違うぞ。すぐにやり直してくれ」などと修正ややり直しを命じられることがあります。これでは仕事に掛けた時間がムダになってしまいます。簡単にやり直しや修正を命じる上司には、指示を受けた際に、仕事が間違った方向に進んでいないかを確認するための進捗確認のルールを明確にします。

例えば1週間掛かる仕事であれば、開始から１日目、３日目そして前日に進捗確認するとのルールを上司と決めておくのです。1日目で方針や進め方、仕上がりなどを確認します。３日目で進捗状況の確認を行い、前日のおおよそ出来上がった段階で、上司の期待通りの仕上がりになっているかを最終確認して貰います。このように指示を受けた際に上司との間で進捗確認をルール化しておくことで、仕事の修正ややり直しのムダを省くことができるのです。

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