ＯＪＴを成功させる事前の準備のポイント

 

１：業務マニュアルが無かった確認済み

ある会社で課長の職務能力を向上させるために、ＯＪＴを行うことになりました。私はＯＪＴの責任者の部長に「ＯＪＴの計画書を見せなさい」と指示しました。計画書を見たところ具体的な目標と納期が明記されていました。「この項目の納期はどのように設定したのだ」「教える内容から大体の必要時間を判断して決めました。」「それでは、教える項目の具体的な業務内容のマニュアルを見せなさい」と指示したところ、「いや、マニュアルはありません。ＯＪＴの担当者が口頭で教えることになっています。

 

担当者は経験が豊富ですから、マニュアルがなくてもきちんと教えることができるはずです」と答えたのです。私は「口頭で教えるというが、業務内容を正しく教えるためには、業務の詳細を記入したマニュアルが必要なはずだ。マニュアルがなければ担当者がその場の思い付きで教えてしまい、教育の効果が上がらないぞ」と指摘したのです。

 

２：ＯＪＴを成功させる事前の準備のポイント

このようにＯＪＴを行う際に業務マニュアルが無かったり、教える担当者の選別が不適切だとＯＪＴを正しく行うことが出来ません。ＯＪＴを効率よく行うためには、管理者に次の準備が必要であることを理解させるようにします。

 

1）必要な書類を整備する

ＯＪＴで必要な書類は主に次のものがあります。「ＯＪＴの計画書」「業務内容のマニュアル」「ＯＪＴの評価表」効率的なＯＪＴを行うためには、これらの書類を整備することが必要です。

 

■ＯＪＴの計画書

教育項目、担当者、教育期間を明記しておきます。ＯＪＴを行う上司と部下が一緒にこの計画書を確認して十分に協議を行い、双方が納得できる計画書を作成しておきます。

 

■「業務内容のマニュアル」

ＯＪＴは上司が単に口頭だけで教えようとすると、相手は正しく理解することができません。ですから業務内容のマニュアルを用意しておくことが必要です。もしマニュアルがない場合は事前に作成しておくことが大切です。

 

■「ＯＪＴの評価表」

ＯＪＴの評価が客観的に分かるように、評価表を作成しておきます。評価ですが単に「出来る、出来ない」の２択ではなく「他者を指導できるレベル」「一人で実施可能」「稀に人のサポートを必要とする」「半分くらい人のサポートを必要とする」「常に人のサポートを必要とする」など、複数の段階に分けておくと効果が分かり易くなります。

 

２）上司へのメリットを理解させる

上司は日常業務で忙しい中でＯＪＴを行うために、仕事の負担が増えることになります。上司の中には「日常業務でも忙しいのにＯＪＴなどを行っている時間などない」などと、ＯＪＴを嫌がったり、日常業務を優先させＯＪＴが疎かになったりするケースがあります。このような問題を防ぐためには、上司にＯＪＴは上司にとってもメリットがあることを事前に正しく理解させることが大切です。

 

■新しい仕事にチャンレジできる

ＯＪＴにより部下の能力が向上すれば、上司の仕事を委譲することができます。上司は委譲した仕事の分だけ新しい仕事にチャレンジ出来ますから、これは大きなメリットとなります。

 

■教えるスキルが向上する

ＯＪＴでは短時間でいかに分かりやすく教えるかがポイントとなります。上司はどのようにしたら相手が理解してくれるのかを考えながらＯＪＴを実施しますから、部下への教え方が向上しスキルアップに繋がります。

 

３）部下へ受講方法を説明する

ＯＪＴは上司と部下の１対１で行いますから、ＯＪＴを受ける部下にも正しい受講方法を説明して理解させておくことが必要です。

 

■必ずメモを取る

ＯＪＴでは業務内容のマニュアルなどを事前に準備していますが、全ての業務をマニュアルで網羅することは出来ません。マニュアルに書いていない事柄で自分が必要と思った事柄は必ずメモ書きを行うことが大切です。毎日のＯＪＴが終了後、必ず上司にメモを確認して貰うことで高い教育効果を得られるようになります。

 

■遠慮なく質問する

ＯＪＴは教育のトレーニングですから、普段の仕事では質問をためらうような事柄でも、遠慮なく質問を行います。質問や回答は必ずメモに記入して上司に確認して貰うようにします。