品質管理の基礎知識（その4）

先日、ある日系企業でタイ人の管理者セミナーを行いました。席上、タイ人管理者から「当社の日本人駐在員の指示は変更が頻繁にあり、現場が混乱しがちである。一度出した指示は変えないようにして欲しい」との意見が出されました。

朝令暮改のタイプの上司は日本でもそうですが、部下にとって「指示の対応が大変で仕事が増える。迷惑だ」との認識が強く「朝令暮改の上司は自分の指示に自信がないからだ」と性格への攻撃に転嫁することすらあります。私はセミナーの参加者に対して、以下のように話しました。

「皆さんの考え方は平常時の考え方だ。今はご存知の通り企業にとって非常時であり、平常時の管理方法を続けていたら会社は潰れてしまう。非常時には優秀なトップが次々と指示を出して組織を引っ張っていかないと対応が間に合わない。指示が頻繁に変わると文句を言うが、それだけ会社が前進している証拠なのだ。今日の経営は前進のスピードがどんどん速くなっている。皆さんも平常時の管理で儲かっていた時代の頭を非常時に切り替えて欲しい」

指示の変更の問題ですが、従業員に朝令暮改は必然との認識を持たせるのも大切ですが、朝令暮改の真の不満は「なぜ指示を変えるのだ」「聞いていない」の２点です。ですから指示の変更時には「指示を変更する意図、理由を理解させる」「新しい指示を現場に確実に伝える」の２項目を正確に実施しなくてはいけません。

これは各社とも努力しているはずですが、意外と徹底されていないことが多く、従業員の不満に繋がっていることが多いのです。コミュニケーションとシステムの問題となりますが、現状が非常時の管理に対応できているか再考してみるのも良いと思います。

さてＰＤＣＡの続きですが、前回は第一段階のＰＬＡＮ（計画）として① 目標の設定 ②計画の作成 ③ ５Ｗ１Ｈによる確認を説明しました。

第二段階：ＤＯ（実行）：
実行とは第一段階で決めた計画を実行に移すことです。具体的な進め方は次のステップがあります。

１ 計画を理解させる
計画に沿って実際に作業を行うのは現場の作業員が中心となります。ですから作業の計画を朝礼時などに全員に説明して理解させることが大切です。

２ 作業状況のフォロー
目標達成のために現場で働いているのは作業員です。ですから管理者は常に作業員が仕事をスムーズに行えるようにフォローして行くことが大切です。作業員の仕事ぶりを観察したり、声を掛けたりしながら問題が無いかを確認します。そして問題があれば積極的にアドバイスや改善を行い、フォローして行くようにします。

第三段階：ＣＨＥＣＫ（確認）：
確認はＰＤＣＡの中で最も大事な部分と言えます。次の２ステップがあります。

１作業状況の確認
計画通りに作業が進んでいるかなど作業状況を確認します。この確認は部下の報告だけに頼るのではなく、管理者自身が現場に行き、自分自身で確かめる事が大切です。

２品質状況の確認
生産している製品の品質状況を確認します。製品の品質試験のデータを解析して品質に異常が無いことを確かめます。また生産している製品を自分自身で見て確かめたり、作業を行っている従業員に異常が無いかを聞いてみることも必要です。（以下次号）