品質管理の基礎知識（その１２）

会社内では不良の対策会議を始め、実に多くの会議が行なわれています。この会議では出席者から多くのアイディアを募って問題解決の方法を決めるのが主眼ですが、日本人駐在員からは「会議を行なってもタイ人出席者からアイディアや意見が出てこない」との話を良く聞くことがあります。

これは使えるアイディアや良い意見が出てこないのではなく、それ以前の問題として出席者が発言をしないと言う意味です。出席者の大半が発言せず特定の人だけが発言するため、結局その人の意見が結論になってしまうケースが多いようです。

品質などの問題は現場の第一線で汗を流している管理者、監督者が一番良く理解しているはずですから、彼らの意見が活発に交換されないような会議は意味がありません。出席者が会議で発言しないのはいろいろな要因がありますが、議長の能力が関係していることも多いのです。議長がただ「アイディアを出せ」「意見を述べよ」と言うだけでは効率的な会議の進行は望めません。議長が会議を活性化させる手法を理解して、それを実践することが大切です。会議の進め方には多くの手法が開発されていますが、出席者の意見を引き出す基本的な手法を３項目ご紹介します。

１ まず先に事実を聞き出す
アイディアや意見を出す前に、最初に自分自身が見たこと、聞いたこと、感じたこと、経験、知識、情報などを発言してもらいます。これは次の２つの狙いがあります。

① 対策を考える時にはそれに関する情報や知識が多いほど良いアイディアや意見が出るものです。使えるアイディア、意見を出してもらうためにも最初にできる限りの情報を出してもらいます。

② 自分の体験なら気軽に話すことが出来ます。多くの人が体験を話すことにより「話しやすい」「気軽に意見を出せる」雰囲気が形成されるのです。議長は最初にこの雰囲気を作り出し、それからアイディアや意見や募るようにします。

２ 会議を沈黙させない
良い意見が出ても後が続かず、沈黙が支配することがあります。これでは良い意見も死んでしまいます。雰囲気が沈んでいる場合は、議長は一つ意見が出たら直ぐに「この意見はどう思いますか」「あなたは賛成ですか」等と別の人を指名して意見を聞き出します。出席者が常に声を出していると会議が活性化され、意見を出しやすい雰囲気が出てきます。

３ 賛成意見を引き出す
反対意見ばかり出ていると、賛成意見ではなく反対意見を出さなければいけない雰囲気となり「反対」ばかりで建設的な討議が出来なくなることがあります。このような場合、議長は「まず賛成意見を発表して下さい」と肯定的な意見をたくさん出させるようにします。肯定的な意見が多くなれば出席者の意識も前向きになり、有効な討議が行なえます。

会議はとにかく出席者を集めて意見を出してもらえば良いと言うものではありません。会議の基本的な進め方を理解して実践すれば数倍、効率的な会議を行なうことができ、その対策も有効なものが多くなります。品質管理ではこのような会議の進め方まで注意する必要があります。